Tietosuojaseloste

Miten käsittelemme henkilötietojasi Hoivamme-yhtiöissä

Meille lainsäädännön noudattaminen on itsestään selvää. Tämä koskee kaikkea toimintaamme – niin myös tietosuojaasi ja yksityisyyttäsi. Haluamme olla luotettava kumppani kaikille. Tietosuojan osalta tämä tarkoittaa, että kaikki meille antamasi tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtäviin nämä tiedot suoraan liittyvät.

Tästä kuvauksesta ja toimialakohtaisista tarkemmista asiakirjoista löydät tietoa siitä, miten henkilötietoja käytetään, säilytetään ja milloin ne poistetaan järjestelmistämme. Vaikka pyrimmekin kuvaamaan käytäntömme tiiviisti, mutta silti riittävän kattavasti, voi olla, että jokin seikka jää sinulle epäselväksi tai haluat muutoin kysyä jotain tietosuojaan liittyvää. Löydät yhteystiedot kysymyksiä ja yhteydenottoa varten tämän kuvauksen lopusta.

Meillä toiminta tietosuojan osalta on kuvattu kahdella tasolla: yhteiset yleiset periaatteet (jotka löydät tästä asiakirjasta) ja toimialakohtaiset tietosuojaselosteet, joissa on lisätietoa siitä, miten juuri sillä liiketoiminnan osa-alueella käytetään meille annettuja henkilötietoja. Lisäksi toimintaamme voivat ohjata toimipaikkojemme toimivaltaisten viranomaisten (esim. kunnat, sote-alueet, sairaanhoitopiirit) määräykset.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii kukin Hoivamme-konserniin kuuluva yhtiö oman toimintansa osalta. Hoivamme Oy johtaa ja koordinoi tietosuojan toteutumista kaikissa Hoivamme-yhtiöissä.

Henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteet

Noudatamme toiminnassamme seuraavia henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteita:

• Laillisuus – tietojen käsittelylle ja käyttämiselle on oltava laillinen peruste ja käytön ja käsittelyn tulee toteuttaa kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mukaisesti.
• Tarkoituksenmukaisuus – tietoja käytetään vain tiettyyn rajattuun ja perusteltuun tarkoitukseen, mutta ei muuhun; tietoja ei myydä muille, eikä lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille (ellei kyse ole luotettavasta palveluntarjoajasta, joka tuottaa meille palvelua ja tämä palveluntarjoaja sitoutuu noudattamaan vähintään samoja periaatteita ja toimintatapoja kuin mekin).
• Rajallisuus – tietoja käytetään niin rajoitetusti kuin kulloinkin on mahdollista ja tiedoista vain tarpeelliset kerätään ja säilytetään; rajallisuus tarkoittaa myös rajoittamista – turhia tietoja tai vanhentuneita tietoja ei säilytetä.
• Selkeys – tietosi säilytetään ja niitä käsitellään selkeällä tavalla ja sinulla on oikeus saada meiltä tiedot ja toimintatapamme selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla.
• Luottamuksellisuus – henkilötiedot ovat luottamuksellisia, niitä käsittelee vain rajattu henkilöpiiri ja varmistamme organisatorisilla ja tietoteknisillä järjestelyillä korkean luottamuksellisuuden henkilötietojen osalta toimintamme kaikilla osa-alueilla.

Tietojen säilytysajat perustuvat pääosin olemassa olevaan erityislainsäädäntöön, kuten sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista (289/2009) ja lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015).

Käyttötarkoitukset sidosryhmäkohtaisesti

• Asiakkaamme – asiakkaistamme keräämme asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot (ml. asiakasviestintä, molempien osapuolien oikeuksien toteutumisen varmistamiseksi). Keräämme ja käytämme vain sellaisia tietoja, joilla voimme tarjota sinulle hyvää palvelua ja hoitaa asiakassuhdettamme mahdollisimman hyvin. Lisäksi meillä voi olla lakisääteisiä velvoitteita kerätä ja säilyttää tietoja asiakkaistamme. Viranomaiset voivat edellyttää meiltä tiettyjen tietojen keräämistä ja säilyttämistä.
• Työntekijät – Työntekijöidemme osalta keräämme ja säilytämme työsuhteen kannalta tarpeelliset tiedot, koska haluamme onnistua työnantajana mahdollisimman hyvin.
• Työnhakijat – Työnhakijoiden osalta keräämme ja säilytämme rekrytoinnin näkökulmasta tarpeelliset tiedot, jotta voimme tehdä työntekijävalinnat oikeiden tietojen pohjalta ja tarjota kaikille työnhakijoille mielekkään ja reilun työnhakuprosessin.
• Yhteistyökumppanit – Yhteistyökumppaniemme osalta keräämme ja säilytämme yhteyshenkilön tarpeelliset tiedot, jotta voimme ylläpitää toivottavasti hyvin sujuvaa yhteistyötä.

Millä perusteella keräämme tietoja?

• Sopimusperusteisesti – jos olet kanssamme sopimussuhteessa, on kummankin osapuolen kerättävä toisesta tarpeelliset tiedot, jotta sopimuksen noudattaminen on mahdollista ja kummankin osapuolen oikeusturva voidaan toteuttaa.
• Suostumuksen perusteella – kysymme sinulta lupaa kerätä sinusta tietoja. Tietojasi tarvitsemme esimerkiksi markkinoidaksemme sinulle hyödyllisiä palveluita ja jakaaksemme sinulle tietoa toiminnastamme. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi ja sitten lopetamme tietojesi suostumusperusteisen käytön.
• Lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu – lainsäädäntö voi edellyttää meiltä tiettyjen tietojen keräämistä ja toisaalta joissakin tilanteissa meillä rekisterinpitäjänä (esimerkiksi työntekijöidemme osalta) on peruste tietoja kerätä, säilyttää ja käyttää.

Kuka käsittelee ja miten suojaamme tietoja

Vain ne henkilöt käsittelevät henkilötietoja, joiden työtehtävät sitä suoraan edellyttävät. Fyysisessä muodossa säilytettävät henkilötiedot ovat kulunvalvonnan takana tai lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy. Pääsy sähköisessä muodossa oleviin henkilötietoihin on rajoitettu käyttöoikeusrajoituksin.

Jos kävisi niin, että tapahtuisi tietoturvaloukkaus (mikä on hyvin epätodennäköistä), ilmoitamme siitä tietosuojaviranomaisille ja sinulle, jos tietosi ovat vaarantuneet. Ehkäisemme ja tunnistamme mahdolliset tietoturvaloukkaukset ja pyrimme niiden tapahtuessa vahinkojen rajoittamiseen ja minimoimiseen.

Henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi

• Oikeus tietää, onko tietojasi käsitelty ja mitä sinusta on tallennettu. Toimitamme nämä tiedot pyynnöstäsi postitse tai sähköisessä muodossa. Emme koskaan vastaa suullisiin tiedusteluihin henkilötietoja koskien.
• Virheiden korjaaminen. Jos havaitset, että tietosi eivät ole oikeat (niissä on virheitä tai puutteita), voit pyytää meitä korjaamaan tietoja.
• Oikeus tulla unohdetuksi – oikeus tietojen poistamiseen. Jos haluat, poistamme tietosi, kun niiden lakisääteinen peruste tai velvoite säilyttämiseen on päättynyt.
• Käsittelyrajoite ja vastustaminen. Tietyissä erityistilanteissa voit pyytää henkilötietojesi käsittelyrajoitetta. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, tilanteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai niitä käsitellään suoramarkkinoinnillisissa käyttötarkoituksissa.
• Valitusoikeus. Jos katsot, että emme ole toimineet lainmukaisesti, voit valittaa siitä tietosuojaviranomaiselle.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, toimi seuraavasti

1. Tulosta ja täytä näiltä sivuilta löytyvä lomake (”Tietosuojayhteydenotto”).
2. Lähetä täytetty lomake ja passi- tai henkilökorttikopio (taikka kopio muusta tunnistamisasiakirjasta) meille seuraavin tiedoin: Tietosuojavastaava, Itämerenkatu 5, 7.krs, 00180 Helsinki

Pyrimme vastaamaan viimeistään kahden viikon sisällä siitä, kun olemme vastaanottaneet pyyntösi. Huomaa, että aika voi olla pidempi, jos kysymys on vaikea taikka kysymyksiä on suuri määrä. Ilmoitamme sinulle, jos aikataulu on kuukautta pidempi.

Yhteystiedot lisäkysymyksiä varten

Tietosuojavastaava, Hoivamme
Amos Janhunen
Itämerenkatu 5, 7. krs
00180 Helsinki

Evästeet